Pic d’activité, sous-effectifs, changement de système d’information, projet de développement ou de réorganisation de l’entreprise... Vos équipes sont débordées et les dossiers à traiter s’accumulent ? Vous avez besoin d’aide pour gérer les tâches administratives et continuer à assurer un service de qualité à vos adhérents. Pour cela, deux options s’offrent à vous : embaucher de nouveaux collaborateurs ou faire appel à un prestataire extérieur. Quelles sont les caractéristiques, avantages et inconvénients du recrutement ou de l’externalisation ? Comment déléguer la gestion de votre back et front office en toute sérénité ? On fait le point pour vous aider à trouver la solution adaptée à vos besoins.
Comment gérer vos processus administratifs ?
CDI, CDD, intérim, alternance, sous-traitance, externalisation... Difficile de s’y retrouver dans la jungle des contrats de travail ! Chacun d’entre eux présente ses propres spécificités, qu’il est important de connaître pour faire le bon choix.
Le recrutement d’un nouveau collaborateur
Pour renforcer vos équipes, vous pouvez opter pour l’embauche d’un ou plusieurs employés. Cette démarche nécessite l’établissement d’un contrat de travail. La législation française distingue :
le contrat à durée indéterminée (CDI), qui ne possède pas de date de fin et correspond généralement à un temps plein ;
le contrat à durée déterminée (CDD), conclu entre l’employeur et le salarié pour l’exécution d’une tâche précise et ponctuelle ;
le contrat de travail temporaire ou intérim, par lequel une entreprise de travail temporaire (ETT) met l’un de ses employés à votre disposition pour la réalisation d’une mission ;
le contrat en alternance, qui inclut une formation professionnelle diplômante ou qualifiante.
La gestion des fonctions administratives implique souvent des volumes de travail faibles et/ou variables selon l’activité de l’entreprise. Le CDI et l’alternance constituent ainsi des solutions peu adaptées aux besoins des dirigeants, en raison de leur manque de flexibilité et du temps à investir pour former l’alternant. Les contrats à privilégier sont donc généralement le CDD et l’intérim.
Le recours à un prestataire spécialisé
L’externalisation ou outsourcing consiste à sous-traiter une partie de votre activité à une société tierce. Contrairement à l’intérim qui repose sur une obligation de moyens, l’externalisation implique un engagement de résultats. Ce procédé peut être mis en place :
ponctuellement, pour pallier un manque d’effectifs ou faire face à un pic de charge, par exemple lié à l’obtention d’un nouveau marché ou en période hivernale ;
sur le long terme, pour concentrer vos ressources internes sur des missions stratégiques à forte valeur ajoutée : relation avec les assurés, traitement des dossiers complexes, fidélisation de la clientèle, etc.
À l’heure actuelle, plus de 80 % des entreprises françaises pratiquent l’externalisation. Cette tendance n’épargne pas le secteur des mutuelles et assurances, confronté à l’évolution rapide de la réglementation et des nouvelles technologies.
Recruter ou externaliser : comparatif des avantages et inconvénients
Votre choix entre embauche et sous-traitance doit être mûrement réfléchi. En effet, les implications sont importantes pour votre entreprise, que ce soit au niveau des coûts, du temps, des compétences et de la flexibilité.
En termes de coût
Le recrutement de personnel nécessite un investissement financier conséquent. Vous devez engager des frais dès le processus d’embauche, pour bénéficier des services d’un cabinet de recrutement, faire rédiger le contrat de travail par un avocat, etc. Même si le volume de travail diminue, vous devez ensuite supporter des dépenses mensuelles fixes :
salaire, charges patronales associées, congés payés et prime précarité dans le cas d’un CDD ;
salaire de l’employé et rémunération de l’entreprise de travail temporaire pour un contrat en intérim.
A contrario, l’externalisation permet de réduire les coûts par rapport à l’embauche de nouveaux collaborateurs, notamment grâce à :
un faible investissement initial : le coût de recrutement est supporté par le prestataire externe ;
une facturation à la prestation : vous ne payez que le travail réellement effectué, selon vos besoins exacts ;
des économies d’échelle et une productivité accrue : le spécialiste possède des outils performants et peut mutualiser certaines tâches entre plusieurs clients ;
l’absence de dépenses annexes liées à l’embauche : formation du salarié, achat de matériel bureautique ou informatique, etc.
En termes de gain de temps
Le processus de recrutement est long et fastidieux : publication de l’annonce, sélection des candidats, entretiens, rédaction du contrat de travail, etc. Recruter en CDD peut ainsi durer jusqu’à plusieurs semaines. Vous devez ensuite prendre en charge la gestion et la formation du personnel. Le recours à une agence d’intérim limite les formalités administratives et permet par conséquent de réduire les délais de mise en œuvre.
Mais si votre demande est urgente, vous avez tout intérêt à opter pour l’externalisation. En effet, le prestataire met rapidement à votre disposition du personnel déjà recruté et formé par ses soins. Vous évitez ainsi les démarches chronophages liées au contrat de travail (déclaration d’embauche, établissement des fiches de paie, etc.) et à la gestion des ressources humaines.
En termes de compétences
Il est souvent difficile de recruter du personnel expérimenté en CDD ou en intérim. En effet, les agences de travail temporaire attirent rarement ce type de profil. En outre, embaucher un collaborateur senior en CDD représente un coût élevé, avec le risque que le candidat choisi ne corresponde finalement pas à vos attentes.
À défaut de recruter un collaborateur qualifié, vous pouvez recourir à l’externalisation afin d’obtenir les qualités souhaitées. Le délégataire met à votre disposition le savoir-faire de ses employés, sélectionnés pour leurs compétences. Vous bénéficiez ainsi de l’expertise d’un spécialiste de l’assurance et de moyens adaptés pour répondre efficacement à vos besoins.
En termes de flexibilité
Le CDD et l’intérim sont encadrés par des règles strictes fixées par le Code du travail :
il s’agit de contrats limités dans le temps, sous peine d’être requalifiés en CDI. Sauf dérogations spécifiques, le volume horaire minimum est de 24 heures pas semaine pour un CDD, et rarement inférieur à un mi-temps en intérim ;
en cas d’absence d’un salarié en CDD, vous devez déléguer son travail à un autre collaborateur, voire lancer une nouvelle campagne de recrutement pour le remplacer. En intérim, l’entreprise de travail temporaire met à votre disposition un nouvel intérimaire, moyennent certaines démarches qui peuvent prendre du temps ;
la rupture et la modification du contrat sont souvent compliquées. En cas de diminution d’activité, vous devez ainsi vous engager dans une procédure de licenciement complexe et coûteuse.
En revanche, l’externalisation offre davantage de souplesse, ce qui vous permet de faire preuve d’une meilleure réactivité face aux pics de charge par exemple :
vous pouvez ajuster le volume horaire à vos besoins, et mettre facilement fin à la prestation en cas de baisse d’activité ou de performances insuffisantes ;
le prestataire de services dispose de plusieurs collaborateurs formés, ce qui vous garantit un remplacement rapide en cas d’absence ;
le contrat d’externalisation n’est pas limité dans la durée et ne présente aucun risque de requalification en CDI.
Comment mettre en place l’externalisation ?
Réduction des coûts, gain de temps, expertise, flexibilité... Le recours à l’externalisation offre de nombreux avantages aux assureurs. Pour que cette solution soit synonyme de réussite, vous devez sélectionner le prestataire qui correspond à vos besoins.
Établir un cahier des charges
Avant de confier votre gestion administrative, vous devez déterminer précisément l’aide qui vous est nécessaire en vous posant ces questions :
quelles tâches sont à déléguer ? Il est conseillé d’externaliser en priorité des activités maîtrisées, mais chronophages, afin de vous recentrer sur votre cœur de métier ;
quel est le volume de travail ? Est-ce l’équivalent d’un ou plusieurs temps pleins, pour quels types d’actes à réaliser ?
S’agit-il d’un besoin ponctuel ou récurrent ? Souhaitez-vous faire face à un pic d’activité, par exemple dans le cadre d’une mise en conformité réglementaire ou pour gérer l’impact de la réforme de la protection sociale complémentaire des fonctionnaires ? Ou bien voulez-vous donner à vos équipes le temps de se consacrer à des projets à long terme (organisation, digitalisation, prospection...) ?
Suite à cette phase de réflexion, détaillez à l’écrit les missions à confier au prestataire ainsi que vos attentes en termes de compétences et de performances. Ce document facilitera vos recherches et le suivi des objectifs tout au long de votre future collaboration
Trouver un prestataire de qualité
Une fois vos besoins clairement établis, vient le choix du délégataire. Plus qu’un sous-traitant, ce dernier doit pouvoir devenir un véritable partenaire avec lequel vous développerez une relation de confiance. Pour cela, le prestataire sélectionné doit posséder une parfaite connaissance de votre métier.
C’est le cas d’Eosa, qui dispose d’une expertise de plus de 10 ans dans le secteur de l’assurance de personnes : santé, prévoyance, assurance-vie, épargne et retraite. Nos collaborateurs formés et qualifiés ont acquis une solide maîtrise de la gestion client au travers de leur expérience au sein de compagnies d’assurances ou de mutuelles.
Nous prenons en charge la gestion de vos activités front et back office, dans vos locaux en région parisienne ou en télétravail depuis notre site de Strasbourg. L’équipe mise à votre disposition se compose de :
gestionnaires expérimentés dans le secteur de l’assurance, qui traitent les dossiers qui leur sont confiés ;
un référent formé par vos soins, qui transmet ses connaissances aux gestionnaires Eosa et garantit la qualité de leur travail ;
un manager qui dirige et coordonne les ressources, pilote les reportings et sera votre interlocuteur privilégié lors des comités de production.
Vous souhaitez nous confier la gestion de vos processus administratifs ? Pour cela rien de plus simple : contactez-nous pour nous faire part de vos besoins et objectifs !